فهرست مطالب

مدیریت زمان چیست؟

آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که برای انجام کاری با خود بگویید کاش یک ساعت، یک روز، یک هفته برای انجام کاری  بیشتر وقت داشتم؟

آیا شما موافق این موضوع هستید ، انجام بعضی از کارها در 24 ساعت آینده ، گاهی خیلی سخت است؟

اگر شما هم این سؤالات را در ذهن خود دارید و یا از خود این سؤالات را می‌پرسید پس باید مدیریت زمان را یاد بگیرید و بتوانید بدون ترس و استرس کارهای خود را به راحتی پیش ببرید.

با این حال، قبل از اینکه هر یک از تکنیک‌های مدیریت زمان را امتحان کنید ، صرف نظر از این که این تکنیک‌ها چقدر امیدوارکننده و مؤثر هستند ، شناختن اصول اولیه می‌تواند بسیار مهم‌تر باشد. به همین خاطر برای اینکه به شما کمک کنیم، در این مقاله مفهوم مدیریت زمان و همچنین مزایا و موانعی که برای مدیریت زمان وجود دارد را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مدیریت زمان چیست و چه هدفی دارد

مدیریت زمان چیست و چه هدفی دارد

برایان تریسی می گوید: زندگی ما به طور مستقیم به مدیریت زمان بستگی دارد و مدریت زمان همان مدیریت زندگی است.این روند برای برنامه ریزی وظایف و اهداف شما در یک بازه زمانی خاص و تنظیم عملکرد شما به گونه‌ای است که باعث استفاده بهینه از منابع زمانی می‌شود تا بهره وری شما افزایش یابد.

برای اینکه این تعریف را ساده‌تر بیان کنیم، بیایید ببینیم برای مدیریت زمان چه کارهایی را باید انجام داد:

  • آنچه می‌خواهید انجام دهید را شناسایی کنید.
  • تخمین بزنید که برای انجام هر کار چقدر زمان لازم است و این کار چه قدر طول می کشد.
  • مقدار زمانی را که در اختیار دارید ارزیابی کنید.
  • با توجه به تخمین‌ها و مهلت‌های تعیین شده، کارها را برنامه ریزی کنید.
  • عملکرد و استفاده از زمان خود را پیگیری کنید.
  • ارزیابی کنید که چقدر در پیوستن به برنامه و دستیابی به اهداف کارآمد هستید.
  • بر اساس نتایج ارزیابی نهایی، در صورت لزوم اصلاحاتی را در روند مدیریت زمان خود ایجاد کنید.

مراحل بالا را یکی یکی تکرار کنید.

با گذر از این چرخه از ابتدا تا انتها، شما زمان را بین فعالیت‌های مختلف به طور مؤثرتری توزیع می‌کنید، زیرا شما تصویری واضح از کل دامنه کار خود به دست می‌آورید که این موضوع نشان می‌دهد، چقدر می‌توانید برای هر کار زمان خاصی را اختصاص دهید. علاوه بر این، شما می‌توانید به کمک مراحلی که به آن اشاره کردیم، مهارت‌های مدیریت زمان خود را ارتقا دهید.

مهارت‌ها و فنون مدیریت زمان

مهارت‌ها و فنون مدیریت زمان

در اینترنت، هزاران مقاله وجود دارد که در آن‌ها تکنیک‌های مختلفی در مورد مدیریت زمان  وجود دارد که می‌توان برای مدیریت بهتر زمان از آن‌ها استفاده کرد. اولویت بندی، جلوگیری از هدر رفتن زمان، مسدود کردن حواس پرتی و روش پومودورو از محبوب‌ترین مواردی هستند که در این مقالات به آن‌ها پرداخته شده است. با این حال، طبق گفته اریش سی. دیردورف، استفاده از این ابزارها قبل از توسعه مهارت‌های مدیریت زمان بسیار بیهوده است:

“به عنوان مثال، آیا کسی به طور جدی انتظار دارد که با خرید یک مجموعه خوب چاقو، تجهیزات پیشرفته آشپزخانه و مواد اولیه تازه، بلافاصله به یک آشپز حرفه ای تبدیل شود؟ قطعاً نه. به همین ترتیب، بعید است که استفاده از یک برنامه زمان بندی بدون مهارت‌های پیش نیاز مدیریت زمان، نتایج مثبت را در پی داشته باشد. “

دیردورف در مورد مهارت‌های پیش نیاز بیان می کند که:

  • آگاهی -فرد باید توانایی قضاوت در مورد زمان و درک محدودیت این منبع حیاتی را داشته باشد.
  • ترتیب – توانایی سازمان‌دهی وظایف و برنامه‌ها به گونه‌ای که امکان استفاده مؤثر از زمان را فراهم کند.
  • سازگاری – مهارت مدیریت زمان دیگر، توانایی نظارت بر رفتارهای خود، تجزیه و تحلیل میزان استفاده شما از زمان و ایجاد تغییرات سریع در چندین عامل خارجی و تغییر در برنامه‌ها در صورت لزوم، است.

پرورش مهارت ها

بدیهی است که برای پرورش این مهارت‌ها مقداری تلاش لازم است. دیردورف برای شروع کار و ایجاد مهارت مدیریت زمان، پیشنهاد می‌کند تا:

  • یک بودجه زمانی و رفتاری ایجاد کنید
  • میزان کارایی خود را تجزیه و تحلیل کنید
  • بفهمید چه زمان‌هایی بهره وری بالاتری دارید
  • استفاده از ابزار تقویم برای برنامه ریزی همه چیز و بروزرسانی سریع برنامه،
  • تبدیل اهداف بیش از حد چالش برانگیز و بزرگ به اهداف کوچک‌تر،
  • تلاش برای کاهش اتلاف وقت،
  • اتخاذ یک ردیاب زمانی ساده برای آگاهی از پیشرفت خود.

علاوه بر مهارت‌های بالا مهارت های مدیریت زمانی متنوع  دیگری وجود دارند که به شما کمک می‌کند زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت زمان عبارت‌اند از:

ایجاد نظم در کارها

منظم ماندن می‌تواند به شما کمک کند تا تصویری واضح از آنچه باید در یک زمان مشخص، تکمیل کنید، داشته باشید. منظم بودن ممکن است به معنای حفظ یک تقویم به روز، امکان یافتن اسناد خاص آن هم به راحتی، داشتن محیطی مرتب و یادداشت‌های دقیق باشد.

اولویت بندی

اولویت بندی

ارزیابی هر یک از مسئولیت‌های خود برای اینکه بفهمید چه کاری اولویت بیشتری دارد یکی از مهارت‌های کلیدی برای مدیریت زمان است. روش‌های زیادی برای اولویت بندی آنچه باید انجام دهید وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید که موارد ساده، سریع و به دنبال آن موارد سخت‌تر را تکمیل کنید. به همین دلیل ممکن است کارهای خود را با حساسیت بیشتری برای مدیریت زمان در اولویت قرار دهید.

تعیین هدف

تعیین اهداف اولین قدم برای تبدیل شدن به یک فرد موفق است. تعیین هدف به شما این امکان را می‌دهد که هدف نهایی خود را به طور واضح درک کنید و بفهمید برای رسیدن به آن دقیقاً چه مواردی را باید اولویت بندی کنید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می‌تواند به موفقیت در مدیریت زمان و در نهایت موفقیت در حرفه شما منجر شود.

ارتباطات

توسعه مهارت‌های ارتباطی قوی به شما این امکان را می‌دهد برنامه‌ها و اهداف خود را برای افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید روشن کنید. این موضوع همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا تفویض اختیار کنید و  بتوانید مهم‌ترین وظایف مرتبط با اهداف خود را بهتر و سریع‌تر انجام دهید.

برنامه ریزی

برنامه ریزی

بخش اساسی مدیریت زمان برنامه ریزی است. کارآمد بودن در برنامه ریزی جلسات و چگونگی انجام کارها به شما کمک می‌کند تا برنامه خود را حفظ کنید و بدون نگرانی و استرس آن‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن به اتمام برسانید.

مدیریت استرس

هنگام تمرین مدیریت زمان مناسب، باید مراقب سلامت روانی خود نیز باشید. کنترل استرس می‌تواند به شما کمک کند تا هنگام گذراندن برنامه خود انگیزه بیشتری داشته باشید تا در نهایت بتوانید عملکرد بهتری از خود نشان دهید. شما ممکن است این کار را با در نظر گرفتن استراحت‌های کوچک در طول انجام روند کارهای خود انجام دهید، یا اینکه در انجام وظایف خود به روش‌های خیلی ساده به خودتان پاداش دهید. اختصاص دادن زمان برای توسعه هر یک از این مهارت‌ها به شما کمک می‌کند مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

چرا مهارت‌های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت‌های مدیریت زمان مهم هستند زیرا به شما کمک می‌کنند کار خود را به گونه‌ای تنظیم کنید تا بتوانید راحت تر و سریع تر به اهداف خود دست پیدا کنید . تعیین زمان مشخص در روز به شما کمک می‌کند تا از مراحل انجام کار در طی روز آگاه شوید.

اگر مشغول کاری هستید، احتمالاً مسئولیت‌های در قبال آن دارید. انجام کارها در زمان خاص، داشتن جلسات خاص برای افزایش بهره وری برای موفقیت شما ضروری است.

حضور کامل و متمرکز در انجام کارها ناشی از مهارت‌های قوی مدیریت زمان است. به عنوان مثال، اگر دیر به جلسه برسید ممکن است اطلاعات را که باید در اختیار دیگران بگذارید فراموش کنید که این موضوع می‌تواند به کار شما نیز آسیب وارد کند این موضوع زمانی اتفاق می افتد که شما مدیریت زمان درستی نداشته باشید. هنگامی که شما بتوانید این موضوع را به درستی درکارهای خود پیاده سازی کنید در نهایت می توانید به رشد و پیشرفت دست پیدا کنید.

وقتی شما بتوانید مدیریت زمان خوبی داشته باشید این امکان برای شما به وجود می‌آید که فضایی را برای خلاقیت و پیشبرد اهداف خود ایجاد کنید. وقتی زمان مشخصی را برای اتمام وظایف خود در نظر بگیرید ، می‌توانید وقت بگذارید تا در مورد تصویر بزرگی که از کارهای خود دارید، فکر کنید و حتی ایده های جدیدی را برای رشد و پیشرفت خود به وجود آورید.

 

بیشتر بخوانید
اولویت بندی چیست و چرا اهمیت دارد؟

PDF مقاله : مدیریت زمان چیست؟