اولویت بندی چیست و چرا اهمیت دارد؟
- اولویت بندی چیست و چرا اهمیت دارد؟
- چرا اولویت بندی در زندگی مهم است؟
- اولویت بندی چگونه باعث موفقیت ما در زندگی می‌شود؟
- آیا دوست دارید اولویت بندی را یاد بگیرید؟
- اولویت بندی چیست؟
اولویت بندی به معنای “سازمان‌دهی (کارها) به گونه‌ای است که مهم‌ترین کارها ابتدا باید انجام شود “. گاهی اوقات این شامل سازمان‌دهی گروهی از وظایف یا مواردی است که باید تکمیل شوند و رتبه بندی آن‌ها بر اساس عوامل مختلف، مانند ، مدت زمان ، شرایط تکمیل آن، مورد بررسی قرار گیرد. این موضوع به ما کمک می‌کند تا تعیین کنیم که برای دستیابی به حداکثر بهره وری و دستیابی به اهداف بیشتر باید روی چه چیزی تمرکز کنیم.
به نظر می‌رسد دو روش متداول برای بررسی اولویت بندی وجود دارد:
وقتی کارهای زیادی برای انجام دادن دارید
این موضوع مربوط به زمان بندی است. وقتی می گوییم کارهای زیادی برای انجام دادن داریم، شبیه دانش آموزی هستیم که می‌گوید زمان کافی برای رفتن به مدرسه، انجام تکالیف، غذا خوردن، خوابیدن، ورزش، معاشرت و غیره را ندارد. با این شرایط مربیان و یا معلمان به او راه حل می دهند و به او می گویند، باید کارهای خود را اولویت بندی کرده تا همه این کارها را به طور مؤثر در زمان خود انجام دهد.
چرا اولویت بندی مهم است
تعیین اولویت‌ها برای تکمیل هر کاری که باید انجام شود ضروری است. اولویت بندی مهم است زیرا به شما اجازه می‌دهد تا به وظایف مهم و فوری توجه کنید تا بعداً بتوانید بر کارهای با اولویت پایین‌تر تمرکز کنید.
اگر برای اولویت بندی وقت نگذارید، در انجام به موقع کارها به مشکل برخواهید خورد و همچنین در مورد چگونگی انجام همه کارها و به پایان رساندشان استرس خواهید داشت.
این‌گونه فکر کنید. هرکسی کارهایی دارد که باید انجام شود. غالباً مردم با ایجاد یک لیست، همه کارهایی را که باید انجام دهند، پیگیری می‌کنند. در حالی که داشتن یک لیست برای نوشتن کارها می‌تواند مؤثر باشد و بفهمید که برای انجام کارها، چگونه می‌توانید کارآمدتر باشید و بتوانید در وقت و هزینه‌های خود صرفه جویی کنید.
نحوه اولویت بندی
برای اینکه کارهای خود را اولویت بندی کنید باید چند سؤال از خود بپرسید:
آیا این یک کار فوری است، یعنی آیا این مورد مهلت مشخصی دارد و اگر به موقع به پایان نرسد چه عواقبی دارد؟ به عنوان مثال، یک تعهد کاری که باید فردا شب انجام شود. این وظایف باید در حال حاضر انجام شود.
آیا این یک اولویت اساسی است، به این معنی که این مورد باید انجام شود، اما در حال حاضر عجله ای برای انجام آن نیست؟ به عنوان مثال، کار مهمی که باید در هفته آینده انجام شود.
آیا این یک اولویت غیر مهم است؟ این بدان معناست که در صورت عدم تکمیل در مهلت مقرر، مشکلی پیش نمی آید. به عنوان مثال، تماشای بازی فوتبال.
با مثال های دیگری موارد بالا را بیشتر بررسی می کنیم و نشان می دهیم اولویت آن ها چگونه است؛ فرض کنید کاری را باید در موعد مقرر انجام دهید تا رئیستان شما را سرزنش نکند (اولویت بالا) در نتیجه کار بر روی آن احتمالاً مهم‌تر از تماشای برنامه تلویزیونی مورد علاقه شما در ساعت 8 شب است (اولویت غیر الزامی)
هنگام اولویت بندی، این نیز مهم است که در نظر بگیرید که هر مورد در مقایسه با سایر موارد چگونه رتبه بندی می‌شود.
علاوه بر این، انواع روش‌های اولویت بندی وجود دارد که ما در این مقاله در مورد یکی از آن‌ها صحبت می‌کنیم و آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.
اولویت بندی اهداف
به عنوان انسان، چیزهای زیادی وجود دارد که ما مایل به انجام آن در زندگی شخصی و کاری خود هستیم. به همین دلیل، ما باید تصمیم بگیریم که به کدام یک از این اهداف ، ابتدا باید برسیم.
برای اولویت بندی و نحوه دسته بندی اهداف، ابتدا باید همه خواسته های خود را لیست کنید. برای هر هدفی تصمیم بگیرید که چقدر می‌خواهید برای آن هزینه کنید و چه زمانی می‌خواهید به آن برسید.
مهم است که سؤالات زیر را از خود بپرسید تا بتوانید تعیین کنید که کدام اهداف برای شما بیشترین اهمیت را دارد. به یاد داشته باشید، شما تنها کسی هستید که اهداف خود را بهتر از خودتان می دانید.
پیشنهاد مقاله : چگونه نقاط خود را بشناسیم؟
- به کدام هدف (ها) بیشتر فکر می‌کنم؟
- اگر بتوانم به آن متعهد شوم، کدام هدف یا اهداف بیشترین انرژی را به من می‌دهد؟
- چه دستاوردهایی باعث می‌شود بیشتر از همه به خودم افتخار کنم؟
- کدام دستاوردها را می‌توانم برای همیشه با خود ببرم و یا کدام دستاوردها برای من ماندگارتر به نظر می‌رسند؟ آیا این برای من مهم است؟
- تا ده سال آینده، هدف برای من چقدر مهم خواهد بود؟
- کدام اهداف با ارزش‌های واقعی من مطابقت دارد؟
- کدام اهداف کاملاً در کنترل من هستند و خیلی به افراد یا شرایط دیگر وابسته نیستند؟
- آیا این هدف یک «باید» خارجی است یا یک خواسته درونی ؟
- چه کارهای فوری دارم که بلافاصله باید آن را انجام دهم؟
- اگر بتوانم علیرغم ترس خود اقدامی انجام دهم، آن اقدام چه خواهد بود؟
- وقتی به آن‌ها فکر می‌کنم، کدام اهداف به من احساس سنگینی یا تنبلی می‌دهد و کدام اهداف وقتی به آن‌ها فکر می‌کنم “باعث می‌شود انرژی بگیرم و به سمت آن برم؟
- کدام یک از این اهداف ، تلاش هایی با توجه به شرایط من در زندگی می طلبد؟ کدام یک با شرایط زندگی کنونی من مناسب‌تر است؟
به خاطر داشته باشید، اهداف اقداماتی نیستند که انجام می‌دهید، بلکه معیارهایی هستند که می‌توانید به آن‌ها برسید. این معیارها به شما نشان می‌دهند که آیا در مسیر درست حرکت می‌کنید یا خیر. اکنون، برای نزدیک شدن به هدف خود، باید تصمیم بگیرید که چه پروژه‌هایی را انجام دهید تا به شما در رسیدن به آن هدف کمک کند. ما این موضوع را می توانیم همان اولویت بندی بدانیم.
بنابراین، چگونه پروژه‌ها را اولویت بندی می‌کنید؟
روش شناسی کنید
یک پروژه را به عنوان یک ابتکار بزرگ در نظر بگیرید. انتخاب پروژه‌هایی که روی آن‌ها کار می‌کنید کلیدی است که به شما کمک می‌کند تا به اهداف خود نزدیک تر شوید. متأسفانه، در بسیاری از مواقع ما زمان لازم برای انجام هر پروژه‌ای را که می‌خواهیم نداریم، زیرا شما نمی‌توانید همه کارها را به یکباره انجام دهید ، با این حال، شما قطعاً می‌توانید بهترین پروژه‌ها را برای اطمینان از رسیدن به هدف خود انتخاب کنید.
ماتریس اولویت بندی پروژه
ماتریس اولویت بندی پروژه به ما کمک می‌کند تا تصمیم بگیریم کدام پروژه‌ها برای نزدیک شدنتان به هدف نهایی، جزء مهم‌ترین ها هستند. این به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های بالقوه را با در نظر گرفتن عواملی مانند مزایای تکمیل پروژه بالقوه و اهمیت طبقه بندی کنید. با استفاده از این روش، شما می توانید هر جنبه‌ای از پروژه‌هایی که می‌خواهید، تکمیل کنید و آن ها را رتبه بندی کنید و سپس رتبه بندی‌های خود را مقایسه کنید تا تعیین کنید کدام پروژه‌ها در زمانبندی شما قرار می گیرند.
هنگامی که تصمیم گرفتید، روی آن پروژه‌های مهم خود کار باید مهم ترین آن ها را انتخاب کنید، و بقیه را کنار بگذارید.
در طول این فرایند، توجه به اهداف خود بسیار مهم است تا بتوانید بهترین برنامه را برای به ثمر رساندن آن ، ایجاد کنید.
برای تعیین اینکه کدام پروژه‌ها دارای بیشترین اهمیت و اعتبار هستند، با ایجاد لیستی از تمام پروژه‌هایی که قرار است انجام دهید، شروع کنید. سپس:
شما لیستی از معیارها را ایجاد می‌کنید تا به شما در تعیین رتبه و اعتبار به هر پروژه کمک کند. شما می توانید به این کارها امتیاز 1 تا 10 بدهید . این معیارها به شما این امکان را می‌دهند که ارزیابی کنید که آیا پروژه ضروری است یا خیر، و در نظر بگیرید که چه ارزشی پس از اتمام آن کار ها برای شما خواهد داشت؟
شما می‌خواهید این موارد را از مهم‌ترین ابتکارات گرفته تا ابتکارات کم اهمیت مرتب کنید. برخی از مثال‌های اساسی می‌توانند موارد زیر باشند:
- اعتبار: آیا این پروژه اعتبار ما را از بین می‌برد و اگر چنین است عواقب آن چیست؟
- پیچیدگی: آیا این پروژه به آسانی تکمیل می‌شود یا زمان بر و پیچیده خواهد بود؟
- شانس موفقیت: آیا احتمال شکست این پروژه وجود دارد و اگر چنین باشد چه عواقبی خواهد داشت؟
همان طور که در بالا هم گفتیم برای هر پروژه، معیارها را بررسی کرده و اعتبار و امتیاز آن ها را از 1 تا 10 به آن‌ها بدهید. در این مرحله، شما باید معنی هر یک از این اعداد را دریابید. مثلاً:
وقتی به یک کار امتیاز 1 را می دهیم هیچ شانسی وجود ندارد که این پروژه بتواند اولویتی برای ما داشته باشد، در حالی که وقتی رتبه 10 به این پروژه می‌دهیم اولویت را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهیم.
امتیاز 1 نشان می دهد این پروژه بسیار ساده است و می‌تواند به افراد دیگر برای انجام دادن آن واگذار شود
در حالی که اعتبار 10 پروژه بسیار پیچیده است و به پایان رساندن آن نیاز به توجه و زمان بیشتری است.
رتبه 1 می گوید که احتمال شکست پروژه بسیار کم است. اگر به یکی از کارها امتیاز 3 را بدهیم باید از خود بپرسیم، آیا این احتمال وجود دارد که با شکست روبرو شویم یا خیر. رتبه 5 می‌گوید احتمال دارد شکست بالاتر است اما عواقب جدی به دنبال نخواهد داشت. رتبه 10 بیان می‌کند که پروژه می‌تواند شکست بخورد و عواقب مثبت و یا منفی زیادی به دنبال خواهد داشته باشد.
کلام آخر
ما گاهی با شرایطی روبرو می‌شویم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم و همین موضوع باعث می شود نتوانیم راندمان و یا بهره وری بالایی داشته باشیم . به همین خاطر به یک ابزار مانند اولویت بندی کارها نیاز داریم تا بتوانیم کارهای مهم را در زمان خود انجام دهیم. برای این کار می توان آن ها را به چند دسته تقسیم کرد، مهم و فوری که باید در همان لحظه باید آن را انجام داد، مهم غیر فوری که ضرورتی ندارد اکنون آن را انجام دهیم ، غیر مهم ولی فوری که می توان آن را به دیگران سپرد تا آن را انجام دهند، غیر مهم و غیر فوری که باید آن را کنار گذاشت.
به نظر شما چه راه های دیگری برای اولویت بندی وجود دارد؟
آیا دوست دارید کارهای خود را اولویت بندی کنید؟
منبع: تیم کوچینگ MBC (ماهان تیموری)
PDF مقاله : اولویت بندی چیست و چرا اهمیت دارد؟
