چگونه به مدیران و کارمندان خود بازخورد موثر دهیم؟
- چگونه بازخورد موثر دهیم
- بازخورد دادن به کارکنان چیست و چرا مهم است؟
- چگونه می توانیم بازخورد حرفه ای دهیم؟
- بازخورد داخلی و خارجی چیست؟
- بازخورد درست چه مزیت هایی دارد؟
تا به حال شده است فردی از شما به خاطر اشتباهاتی که انجام داده اید انتقاد کند؟ در آن لحظه چه حسی داشتید؟ چگونه با این احساس کنار آمدید؟ آیا این انتقاد باعث شد کار خود را بهتر انجام دهید؟متأسفانه ما در کشورمان آموزش زیادی در مورد بازخورد موثر دادن و یا بازخورد حرفه ای گرفتن به صورت اصولی و صحیح نداریم به همین خاطر این موضوع به یک چالش بزرگ در زندگی و محیط کارمان تبدیل شده است.
زمانی که یک مدیر بازخورد درستی به کارمند خود نمی دهد و از او به همراه قضاوت های گوناگون، انتقاد می کند ، ارتباط خود را با کارمندان و حتی مدیران خود از دست می دهد . با این شرایط کارمندان کم کم از کارکردن خسته می شوند و می خواهند شرکت خود را ترک کنند. اما چاره کار کجاست؟ چه کاری باید انجام داد تا هم آن ها را متوجه اشتباهشان کنیم و هم وجود آن ها را زیر سؤال نبریم؟
با این تفاسیر ما قصد داریم در این مقاله به صورت عینی مثال هایی را مورد بررسی قرار دهیم تا به شما کمک کنیم نحوه بازخورد موثر دادن صحیح را یاد بگیرید تا بتوانید با بهره وری بیشتر، به موفقیت و رشد کسب و کار خود کمک کنید.
بازخورد موثر دادن چگونه انجام می شود؟
بازخورد حرفه ای دادن به کارکنان می‌تواند به صورت غیر رسمی یا فوری باشد ، ممکن است شما این بازخورد را برای انجام یک کار خوب و عالی به کارمندان خود بدهید و یا هنگامی که فرد کار اشتباهی انجام داد به او بازخورد موثر بدهید. فرض کنید جلسه‌ای دارید و یک نفر از همکاران شما به صورت عالی صحبت می‌کند هنگامی که از مهارت او صحبت می‌کنید، در حال بازخورد دادن به او هستید. ثابت شده است که ارائه بازخورد منظم و تأثیرگذار به کارکنان، گامی عالی برای کمک به مدیران در جهت ارتقای تعامل و انگیزه کارکنان است.
همچنین می توان بازخوردهایی را از کارمندان خود دریافت کرد، به طور مثال شما می‌توانید این بازخورد را از نظرسنجی‌هایی که به طور منظم ارسال می‌کنند تا موارد دیگر یا سؤالاتی که به‌صورت یک به یک می‌پرسند، دریافت کنید.
بنابراین، این سؤال پیش می‌آید که دقیقاً چه زمانی باید بازخورد موثر بدهید؟ و چگونه می‌توانید مطمئن شوید که بازخورد شما مؤثر است؟
در این مقاله می‌توانید…
- برای بازخورد دادن بازخورد گرفتن در محیط کار خود مسلط شوید
- نمونه‌هایی از بازخورد منفی و سازنده را یاد می گیرید
- نمونه‌هایی از بازخورد موثر و تقویت کننده را درک می کنید
- مثال‌هایی برای زمانی که بازخورد شخصی می‌شود را به شما ارائه می دهیم
- مثال‌هایی برای بازخوردهای خارجی برای شما می آوریم
- نمونه‌هایی از بازخورد در مورد رفتارها در هنگام دور کاری را مورد بررسی قرار می دهیم.
نکات کلیدی در مورد بازخورد موثر حرفه ای
نکته شماره 1 : روی اطلاعات کلیدی تمرکز کنید و دقیق باشید
بر اساس داده‌های نظرسنجی که از کارکنان در آمریکا انجام شد، 17 درصد از کارمندان بیان کردند که بازخوردی که دریافت می‌کنند سازنده نیست که بتواند روی آن ها تأثیر خاصی بگذارد.
به همین خاطر بازخورد نباید خودسرانه باشد. برای اینکه مفید و تأثیرگذار باشد، باید بر آنچه یک شخص انجام داده است و بر نتایج اقدامات آن‌ها متمرکز باشد نه این که روی خود فرد تمرکز شود. بازخوردی که به کارکنان داده می‌شود باید در آینده قابل اجرا باشد تا ارزش به اشتراک گذاری آن با دیگران را نیز داشته باشد. به همین خاطر هدف بازخورد همیشه باید کمک به بهبود شخص دیگر باشد.
نکته شماره 2 : خیلی یک طرفه صحبت نکنید
بازخورد موثر به کارمندان باید یک مکالمه دو طرفه باشد. شما و کارمند خود باید با هم کار کنید تا آموخته‌ها را کشف و آن‌ها را در پروژه‌های آینده به کار بگیرید تا نتایج بهتری را به دست آورید. اینجاست که می‌توانید در نقش یک کوچ باشید و مانند یک کوچ عمل کنید تا بتوانید فرهنگ توسعه مداوم کارکنان را ایجاد کنید.
برای درک این موضوع مقاله کوچینگ سازمانی را بخوانید.
خودتان را جای کارمندان خود قرار دهید و مایل باشید که آن‌ها را بشنوید. بهترین راه برای انجام این کار این است که همیشه بازخورد را با یک سؤال باز دنبال کنید تا آن ها بتوانند به راحتی در مورد اشتباه خود فکر کنند و راه حلی برای آن بیابند. به همان اندازه که بازخورد موثر دادن به کارمندان مهم است، بازخورد حرفه ای دادن به مدیران نیز مهم است
شما می‌خواهید خطوط ارتباطی باز ایجاد کنید تا بفهمید تیم شما چه احساس و یا حتی چه مشکلی دارد و در صورت داشتن نظراتی، آن‌ها را با شما در میان بگذارند. تمرین کنید که از کارکنان بپرسید “آیا بازخوردی برای من دارید؟” بیشتر اوقات این کار را انجام دهید تا زمانی که این موضوع به یک عادت تبدیل شود.
مدیران نیز نیاز به بازخورد موثر دارند
شما می‌توانید فرهنگ بازخورد را برای تیم خود با درخواست منظم از آن‌ها ایجاد کنید. بازخورد دادن به مدیران کمک می‌کند تا بینش‌های معناداری از تیم خود به دست آورند و حتی از شما در ایجاد پاسخ پشتیبانی کنند.
نکته شماره 3 : مکرر بازخورد بگیرید و منتظر پایان سال نباشید
داده‌های یک نظرسنجی در آمریکا نشان می‌دهد که 28 درصد از کارکنان احساس می‌کنند که تعداد دفعات دریافت بازخورد برای درک نحوه بهبود آن‌ها کافی نیست. در نیروی کار مدرن با سرعت بالا، شما باید عادت مبادله بازخورد کارکنان با تیم خود را فراتر از بررسی عملکرد سالانه آن‌ها ایجاد کنید. کوچینگ به صورت مکرر ثابت کرده است که می‌تواند انگیزه ذاتی، مشارکت کارکنان و بهبود تجربه کلی کارکنان را تغییر دهد.
جلسات مکرر یک به یک فرصتی عالی برای ارائه بازخورد کارکنان به طور منظم است. روش کوچینگ یک به یک یا فردی به شما و کارمند شما اجازه می‌دهد تا از قبل در یک برنامه مشترک نقاط گفتگو را تعیین کنید، بنابراین هر دو می دانید در مورد چه چیزی بحث خواهید کرد. بعلاوه، می‌توانید در پایان هر جلسه موارد قابل پیگیری را تنظیم کنید تا مطمئن شوید بازخورد به نتایج واقعی منجر می‌شود.
در ادامه مثال های عینی را مورد بررسی قرار می دهیم:
بازخوردهای عینی
اکنون که مهم‌ترین نکات را برای بازخورد دادن مشخص کرده‌اید، وقت آن است که آن‌ها را با این مثال‌های بازخورد کارکنان عملی کنید. شما می‌توانید از آن‌ها به عنوان الگوهای بازخورد استفاده کنید زیرا آماده استفاده در شرایط مختلف هستند، اما همچنین می‌توانید آن‌ها را تغییر دهید زیرا بازخوردها اغلب به صورت شخصی ارائه می شوند.
چرا بازخورد سازنده ضروری است؟
نقش شما به عنوان یک مدیر این است که به کارکنان خود کمک کنید تا بتوانند بهترین تلاش خود را در جهت اهداف مشترک تیم انجام دهند. این موضوع گاهی به معنای ارائه بازخوردهای سخت است، اما تنها زمانی باید از این نوع بازخورد استفاده کرد که در نهایت به بهبود آن‌ها کمک کند. در واقع، طبق داده‌های نظرسنجی بالا، 23 درصد از کارکنان می گویند که بازخوردی که دریافت می‌کند به رشد و پیشرفت آن‌ها کمک نمی‌کند.
نمونه از بازخوردهای منفی که می‌توانید به کارمندان خود بدهید
-
به موقع تحویل ندادن پروژه
“من می‌خواهم در مورد کار شما در این پروژه اخیر صحبت کنم زیرا تأخیر شما در کار تیم تأثیر گذاشت. من می دانم که شما سخت کار کردید تا پروژه خود را به موقع به پایان برسانید، به همین خاطر با نگاهی به گذشته، می‌توانیم موانع را به راحتی تشخیص دهیم. دوست دارم ببینم پیش از این که دفعه بعد پیش شما می‌آیم این موضوع حل شده باشد. با این تفاسیر چگونه می‌توانم به شما کمک کنم که به موقع کار خود را تحویل دهید؟
-
عدم همسویی با اهداف یا اولویت‌ها
“من می‌خواهم در مورد اولویت‌ها با شما صحبت کنم. من متوجه شده‌ام که شما در پروژه‌های 2 و 3 بسیار خوب عمل می‌کنید، اما در مورد پروژه شماره 1 این‌طور نیست. من دوست دارم که شما به برخی از پروژه‌ها علاقه شخصی بیشتری نشان دهید، اما بسیار مهم است که ما آن‌هایی را که با اهداف این ماه هماهنگ هستند در اولویت قرار دهیم. آیا احساس می‌کنید همه ابزار و منابع لازم برای کار روی پروژه 1 را دارید؟ آیا فکر می‌کنید کارهایی وجود دارد که می‌توانید به دیگران واگذار کنید تا با آنچه باید ابتدا انجام شود بپردازید؟ بیایید بازبینی کنیم و اهداف خود را با هم تعیین کنیم.
روحیه پایین یا نگرش منفی
“من متوجه شده‌ام که اخیراً کمتر دل به کار می‌دهید. برای من مهم است که انگیزه داشته باشید و در کار خود احساس هدفمند بودن کنید. من می‌بینم که این موضوع بر سایر اعضای تیم نیز تأثیر می‌گذارد. به همین خاطر من می‌خواهم مطمئن شوم که همه ما در این زمینه با هم هستیم و از یکدیگر حمایت می‌کنیم. با این تفاسیر آیا اتفاقی در حال رخ دادن است که من از آن مطلع نیستم؟ آیا احساس می‌کنید در کار خود به اندازه کافی چالش دارید که مانع از انجام این پروژه شده است؟ آیا کاری می‌توانم برای کمک به شما انجام دهم؟
نمونه‌هایی از بازخورد مثبت و تقویت کننده برای کارمندان
چرا بازخورد مثبت و تقویت کننده افراد در محیط های کاری ضروری است؟
احساس دیده شدن یکی از نیازهای اساسی در انسان است و کارمندان شما می‌خواهند بدانند که تمام کارهایی که انجام می دهند ، دیده می شود. برای بازخورد مثبت وقت بگذارید و به اندازه یک کوچ حرفه ای به آن اهمیت دهید. تقویت مکالمات برای ارائه بازخورد هم برای برقراری ارتباط با کارکنان و هم برای تعمیق مشارکت کارکنان بسیار عالی و ضروری است.
در ادامه 2 سناریو را موردبررسی قرار می‌دهیم و مثال‌های خاص در مورد بازخورد دادن به کارکنان در مواردی که تشخیص دادید بازخورد لازم است را موردبررسی قرار می‌دهیم.
-
دستیابی به اهداف کوچک و بزرگ
“رسیدن به هدف ، به تنهایی یک دستاورد بزرگ است. به یاد می‌آورم زمانی که ما این هدف را تعیین کردیم و شما دوست داشتید به آن برسید. به دلیل سخت کوشی و تلاش شما، ما این موضوع را مشاهده کردیم. تبریک می گویم و از این که به اهداف تیم ما کمک کردید سپاسگزاریم. ممنون می‌شوم با ما احساسات خود را در میان بگذارید؟
-
نمایش ارزش‌های تیم یا شرکت
“من می‌خواهم به شما تبریک بگویم، نه تنها برای عملکرد شما، بلکه برای اقداماتی که تا کنون برای شرکت انجام داده اید. من واقعاً از فداکاری شما به تیم فراتر از کار روزانه قدردانی می‌کنم. این واقعاً روحیه بالایی را برای تیم ایجاد می‌کند. آیا راهی وجود دارد که بتوانم این نگرش مثبت را به کارمندان دیگر انتقال دهیم؟ “
نمونه‌هایی از بازخورد که به صورت شخصی ارائه می‌شود
به همان اندازه که بازخوردهای سازنده همیشه باید بر حقایق متمرکز باشد، مواقعی وجود خواهد داشت که نظرات قوی یا احساسات نسبت به اعمال یا رفتارهایی که مورد بحث قرار می‌گیرد، بالا خواهد گرفت. روابط شما با اعضای تیم شما کلید موفقیت آن‌ها (و شما) است، بنابراین مهم است که بی طرف باشید و سعی کنید بازخوردهای شما به کارمندانتان راه حل محور و در نهایت همراه با مهربانی باشد.
در ادامه به 3 سناریو می‌پردازیم و مثال‌های خاص در مورد این نوع بازخورد به کارکنان که به صورت شخصی ارائه می‌شود را مورد بررسی قرار می دهیم.
-
هنگام مدیریت تعارض تیمی
“من احساس کردم که در جلسه برنامه ریزی دیروز ، تنش‌هایی وجود داشت. به همین خاطر می‌خواهم مطمئن شوم که قبل از اینکه موجب ناراحتی و عصبانیت ما شود، این پروژه روی بهره‌وری یا شادی ما تأثیر بگذارد، و آن ها را برانگیزد.با این حال همه ما در حال کار برای یک هدف مشترک هستیم، اما اگر ایده‌های متفاوتی در مورد چگونگی رسیدن به آنجا داشته باشید اشکالی ندارد آن را با ما در میان بگذارید. در نهایت شما در جلسه چه احساسی داشتید؟ نگرانی‌های اصلی شما چه بود؟
-
هنگام مخالفت با رویکرد یک فرد
“من می دانم که پروژه شماره 1 برای شما بسیار مهم است و شما از حرکت رو به جلو هیجان زده هستید. من می‌خواهم با شما صادق باشم زیرا می دانم که ما در نهایت یک هدف نهایی و مشترک داریم. نگرانی‌های من در مورد رویکرد فعلی ما و چگونگی تأثیر آن بر نام شرکت ما است. آیا به این احتمال فکر کرده‌اید که این کار چه تأثیری روی اسم شرکت ما دارد؟ چگونه می‌توانیم ببینیم که ما آن را عیب یابی کرده یا رویکرد خود را دوباره ارزیابی کرده‌ایم؟ “
-
اشاره به رفتارهای غیرحرفه‌ای
“من می‌خواستم در مورد آنچه در جلسه گفتید با شما صحبت کنم. من می دانم که ما در تیم به صورت خوب و درستی با هم کنار می‌آییم. این یکی از چیزهای خوب در مورد همکاری است! با این حال، من می‌خواهم بر اهمیت اولویت بندی یک محیط امن و حرفه‌ای برای همه تأکید کنم. آیا با این موضوع موافقید؟ “
نمونه‌هایی از بازخورد خارجی
ما می دانیم که به عنوان یک مدیر میانی، شما ناگزیر در موقعیتی قرار خواهید گرفت که بازخوردی را که کار شما نیست به کارکنان خود ارائه دهید. این موضوع می‌تواند ناخوشایند باشد، به ویژه اگر لزوماً با دیدگاه بازخورد دهنده موافق نباشید. بهترین راه پیش رو شفافیت و عینیت است.
در ادامه به 3 سناریو اشاره می‌کنیم و مثال‌های
خاص در مورد بازخورد دادن کارمندان به مدیران را موردبررسی قرار می‌دهیم.
-
از مدیریت عالی تا گزارش مستقیم به شما
“در همگام سازی جلسات مدیران به صورت هفتگی ، برخی از شرکت ها یک میزگرد دارند تا آنچه تیم‌های آن ها روی آن کار کرده‌اند را به اشتراک بگذارند. این کار منجر به ایجاد برخی از بحث‌های واقعاً جالب می‌شود! شما هم می توانید از این روش استفاده کنید . به طور مثال در این جلسه می توانید بگویید:
این هفته تیم آقای پورنصیر اطلاعات جالبی ارائه داد که من در نظر نگرفته بودم و می‌خواستم آن‌ها را با شما به اشتراک بگذارم، آن‌ها مطمئن نبودند که ما در مورد این موضوع بحث و گفت وگو می کنیم نظر شما چیست؟ من این را به شما منتقل می‌کنم، اما با خیال راحت با آن‌ها تماس بگیرید و در مورد آن اطلاعات بیشتری دریافت کنید تا بتوانید آن را عملی کنید.
-
بازخورد گرفتن از فردی که خارج از تیم هستند
“من یک روز با دوستی صحبت می‌کردم و او بازخوردی را به اشتراک گذاشت که فکر می‌کردم می‌تواند برای شما نیز ارزشمند باشد. ازآنجاکه آن‌ها در زندگی و کار روزمره ما نیستند، متوجه می‌شوند که پیام‌های عمومی شما همیشه زمینه کافی برای درک همه چیز را به افراد مختلف نمی دهد. آن‌ها پیشنهاد کردند ما تبلیغات خود را تغییر دهیم که فکر می‌کنم می‌توانیم آن را امتحان کنیم. شما چی فکر می‌کنید؟”
-
بازخورد گرفتن از طرف مشتری
“می‌خواستم در مورد بازخوردی که از مشتری دریافت کردم و بر کار شما تأثیر می‌گذارد با شما صحبت کنم. من می‌خواهم دیدگاه شما را بشنوم تا ببینم چگونه می‌توانیم این دیدگاه بیرونی را برای بهتر شدن کارمان استفاده کنیم؟ آیا شما نیز به این موضوع توجه کرده‌اید؟ “
نمونه‌هایی از بازخورد در مورد دور کاری
دورکاری می‌تواند ارائه بازخورد را چالش برانگیزتر کند. فقدان تعامل رو در رو و ارتباط غیرکلامی می‌تواند نگرانی های بیشتری را در مورد کلمات ما ایجاد کند. به همین خاطر شاید بازخورد دادن و باز خورد گرفتن کمی سخت تر باشد
-
رسیدگی به کاهش عملکرد کارکنان
“همه ما به گونه ای متفاوت با این واقعیت جدید سازگار شده ایم، به همین خاطر متوجه شده ام که برخی از ما در تیم در حال تلاش برای حفظ همان سرعت برای انجام کارهای قبلی هستیم. اما با این حال متوجه شدم کم کم در حال دور شدن از آن هستیم. من می خواهم دریابم که موانع هر کس چیست؟
با فهمیدن این موضوع ما می توانیم به عنوان یک تیم، این موضوع قبل از اینکه بر عملکرد ما تأثیر بگذارد، آن را برطرف کنیم. بنابر این چه چیزی برای شما چالش برانگیز بوده است؟ آیا ابزاری برای بهره‌وری از دست رفته وجود دارد؟ آیا ایده ای دارید که چگونه تیم می تواند با هم کارآمدتر کار کند؟ “
-
نگرانی های مربوط به تعادل بین کار و زندگی
“من متوجه شده ام که شما از زمان تغییر کار به صورت دورکاری چند بار به تیم خود خارج از ساعات کاری پیام داده اید و پیگر کارهای متفاوت بوده اید. من می خواهم تا آنجا که می توانیم همه در برنامه ریزی خود انعطاف داشته باشند، اما مطمئن باشید که کارایی که داشتید در این روند تأثیر منفی نمی گذارد؛ بنابراین چه ساعت هایی در خانه کار می کنید؟ به نظر شما چه چیزی به شما در حفظ تعادل بین کار و زندگی کمک می کند؟ “.
کلام آخر
باز خورد دادن و بازخورد گرفتن به صورت اصولی و به دور از قضاوت می تواند باعث رشد و پیشرفت افراد شود به همین خاطر اگر این بازخورد صحیح را در محیط کار و به کارمندان و یا مدیران داده شود به شدت بهره‌وری را بالا می برد و به افراد کمک می‌کند به درستی اولویت‌های خود را بررسی و به نتیجه دلخواه خود دست پیدا کنند.
به نظر شما از چه راه های دیگری می توان در محیط کار به کارمندان و مدیران بازخورد درست داد؟
آیا دوست دارید بازخورد درست و بدون قضاوتی به کارمندان خود بدهید؟
با این توضیحات شما می‌توانید فرم درخواست کوچ را پر کنید و از این خدمات استفاده کنید.
منبع: تیم کوچینگ MBC
PDF مقاله : تکنیک های مذاکره
