فهرست مطالب

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

تعریف جامع سیستم سازی کسب و کار

وقتی برای اولین بار کسب و کار خود را راه اندازی می‌کنید، طبیعی است که  همه چیز را در مورد نحوه انجام کارها ندانید؛ اما وقتی کسب و کار شما رشد می‌کند، به نحوه انجام کارها عادت می‌ کنید؛ اطلاعات و تجربه بیشتری کسب می کنید به همین دلیل می توانید انجام کارها را راحت تر سیستم سازی کنید.

این اتفاق به این دلیل می افتد که اجرای روزانه کارها شما را ماهرتر می کند .این اتفاق بسیار پربارتر و مقرون به صرفه‌ تر از وقتی است که  می خواهید به روش‌ های صحیح انجام کارها به یک باره  پی ببرید. این به این معنی است که می‌ توانید  روش‌ های کهنه و قدیمی را کنار بگذارید و با روش‌ های نوین و کارآمدتر کسب و کار خود را سیستم سازی کنید و بتوانید آن را رونق ببخشید.

اما نکته‌ ای که وجود دارد این است که اگرچه ممکن است سیستم سازی به طور تصادفی اجرا شود اما این روش یک استراتژی  نیست که بتوان آن را برای بهبود ارزیابی کرد ؛ بنابراین، در این مقاله به این موضوع می‌ پردازیم که چگونه می‌ توانید کسب و کار خود را عمداً سیستم سازی کنید. به علاوه به این موضوع می‌ پردازیم که دقیقاً چه چیزی‌ هایی را باید سیستماتیک کنید:

منظور از سیستم سازی چیست؟

منظور از سیستم سازی چیست؟

منظور از سیستم سازی کسب و کار، انجام یک کار به روش‌ هایی است که همه بتوانند به صورت خودکار آن را انجام دهند. اگر بخواهیم ساده‌ تر این موضوع را برای شما بیان کنیم باید بگوییم  که همه قسمت‌ ها در کسب و کار شما به شیوه خاصی سازمان دهی یا مرتب شده‌ اند و یک استاندارد برای کارکنان برای انجام کار به وجود آمده است که در نتیجه، اکثر افراد تمایل دارند با آن به شیوه‌ ای استاندارد کار کنند.

بگذارید این موضوع را با یک مثال بیان کنیم. فرض کنید یک کاسه آجیل جلو شما قرار دارد. اگر شما به فندق علاقه بیشتری نسبت به بقیه آجیل‌ ها داشته باشید، ابتدا فقط فندق ها را جدا کرده و می‌ خورید و از خوردن بقیه آجیل‌ ها خودداری می‌ کنید و زمانی که فندق‌ ها تمام شد به سراغ بقیه آجیل‌ ها می روید. این روش خوردن آجیل نمونه‌ ای از سیستم سازی کسب و کار است.

نکته‌ ای که باید به آن توجه کنید این است که لازم نیست این روش را برای همه  کارها را پیاده سازی کنید، اما هیچ بهانه‌ ای هم وجود ندارد که مشاغل خود را سیستماتیک نکنید. وقتی همه افراد دارای پارامتر ها و اصول یکسانی برای انجام کار باشند، در محل کار عملکرد بهتر و بهره وری بیشتری خواهند داشت . علاوه  بر این ها  کارهایی که انجام می‌ شود را می‌ توانید به راحتی کنترل کنید.

چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟

برای سیستم سازی کسب و کار  بهینه روش های مختلفی وجود دارد  که نیاز به یک سلسله مراتب دارد  به همین خاطر در ادامه به 6 مرحله اشاره می کنیم که می توانید به کمک آن کسب و کار خود را به راحتی سیستم سازی کنید تا بتوانید نتیجه بهتری کسب کنید. سیستم سازی کسب و کار

1 .  کسب و کار خود را سازماندهی کنید

سیستم سازی کسب و کار به شما اطمینان می‌ دهد که یک روش استاندارد برای انجام کارها در کسب و کار شما وجود دارد ، به همین خاطر شما می‌ توانید افراد جدیدی را که تازه با شما شروع به همکاری کرده اند ، به راحتی وارد این چرخه کنید. به همین خاطر شما به راحتی از شر مشکلات راه اندازی و توسعه کسب و کار خود خلاص می‌ شوید. این موضوع به این دلیل است که اشتباهات کمتر و کار بیشتر و با کیفیت‌ تری انجام می‌ دهید.

واگذاری کار به دیگران

2 . با اعتماد به نفس تفویض اختیار کنید

به بیان ساده، اگر در انجام تمام کارها به تنهایی دچار مشکل شده‌ اید، نمی‌ توانید کسب و کار خود را گسترش دهید؛ بهترین کار تفویض اختیار است ، اما در بسیاری از مواقع، صاحبان مشاغل احساس راحتی نمی‌ کنند تا کارها را به دیگری واگذار کنند، بنابراین آن‌ ها تا آنجا که ممکن است به تنهایی کارها را انجام می‌ دهند. این موضوع در نهایت می تواند مانعی بزرگ برای رشد و پیشرفت کسب و کار باشد.

شاید این موضوع در کوتاه مدت کمی نگران کننده باشد، اما با تفویض اختیار در بلند مدت سود زیادی برای شما به وجود می‌ آورد. وقتی فرد این کار را انجام نمی‌ دهد به این دلیل است که او ارزش کار خود را نمی‌ داند.

پیشنهاد مقاله : اعتماد به نفس


بنابراین با ساخت سیستم‌ های خوب، هر کسی می‌ تواند در هر موقعیتی موفق به انجام کارهای درست می شود. این بدان معنا نیست که همه باید در مورد نحوه انجام کار خود آموزش ببینند؛ اما باید آموزش‌ هایی در اختیار افراد قرار گیرد تا در مواقع ضروری اقدامات لازم را انجام دهند.

به این ترتیب، می‌ توانید با اطمینان و بدون نگرانی در مورد انجام کارها، آن‌ ها را به دیگران واگذار کنید. حتی اگر فردی که این کار را انجام می‌ دهد کاملاً تازه وارد باشد، زیرا سیستم سازی او را وادار می کند کار درست را انجام دهد.

3 . زیاد تصمیم نگیرید

به گفته اسکات فریتز، کارآفرین موفق و نویسنده پشت 40 سال کار، می‌ گوید موفقیت و مقیاس پذیری یک شرکت وابسته با سیستم سازی است که در مسیر رشد است. دلیل این اتفاق این است که هرچه کمتر در کارهای روزانه و فرایند های تصمیم گیری مشارکت داشته باشید، گروه شما بیشتر به سیستم سازی شما نیاز دارد و به نوبه خود، شرکت شما در مسیر پربارتر و سودآور تری قرار خواهد گرفت

برنامه ریزی برای کار ها

4 . یک برنامه برای انجام کارها داشته باشید

اگر کسب و کار خود را مانند یک ماشین در نظر بگیرید، این ماشین نیاز به ابزار و قطعه هایی دارد تا بتواند به عنوان یک سیستم به درستی کار کند. به همین خاطر قبل از وصل کردن قطعات کسب و کار به هم  و سیستم سازی، تمام مهره‌ ها و پیچ‌ هایی را که فکر می‌ کنید به آن‌ ها نیاز دارید جمع آوری کنید. این یکی از مواردی است که بهتر است بیش از حد حساسیت کافی نسبت به آن داشته باشید. در غیر این صورت، احتمالاً شما در نیمه راه خسته می‌ شوید و می‌ فهمید که به خیلی چیزها توجه نکرده‌ اید و همین موضوع باعث موانع زیاد در کار شما می‌ شود.

برای اطمینان از این که چیزی را از دست نمی‌ دهید، بهتر است همیشه با یک لیست شروع کنید. حوزه‌ ای از کسب و کار خود را انتخاب کنید که فکر می‌ کنید می‌ تواند کارآمدتر اجرا شود یا  می خواهید آن را راحت تر ارزیابی کنید و مقیاس پذیری آن را درک کنید. هر چیزی که برای سیستم سازی نیاز است را یادداشت کنید. این یادداشت‌ ها باید شامل فرآیندها، خط مشی‌ ها، رویه‌ ها و بهترین شیوه‌ ها باشد.

5 . کارها را مستند کنید

هر حوزه‌ ای که می‌ خواهید آن را سیستم سازی کنید ( مخصوصاً حوزه‌ ای که اولویت بیشتری دارد)، باید آن ها را مستند کنید  تا همه بتوانند به ان دسترسی داشته باشند.

با تمرکز بر بالاترین اولویت ، شروع به نوشتن دقیق نحوه انجام این کارها کنید تا دیگران نیز بتواند در هر زمان به راحتی از آن استفاده کنند. به طور مثال شما می‌ خواهید به سؤالات چه کسی، چه چیزی، کجا، چه وقت و چگونه با جزئیات ریزودرشت تا حد ممکن پاسخ دهید.

نکته مهم: اگر برای توضیح نحوه انجام یک مرحله خاص مشکل دارید آن را به صورت عملی به دیگران نشان دهید! حتی شما می‌ توانید نحوه انجام آن را فیلم برداری کنید.

وقتی کارتان تمام شد، باید بتوانید آن را به هر کسی در گروه خود بدهید و آن شخص باید بتواند از اسناد و مدارک شما استفاده کند و نتایج مورد نظر را به کمک دستورالعمل‌ ها به دست آورد.

نکته مهم: مستند سازی سیستم‌ های شما یک پیشرفت بزرگ برای شما محسوب می شود؛ بنابراین به جای تلاش برای انجام همه کارها در یک زمان، آن را به قسمت‌ های کوچک تر تقسیم کنید. روزی 30 دقیقه را برای ثبت این فرایند یا رویه اختصاص دهید. این کار باعث می‌ شود راحت‌ تر آن‌ ها را انجام دهید و بازدهی بالایی نیز داشته باشید.

کار ها رو گروهی انجام بدید

6 . گروه خود را درگیر کنید

مستند سازی مواردی که می‌ خواهید آن‌ ها را در کسب و کار خود سیستم سازی کنید ، تلاش زیادی را می‌ طلبد؛ اما لازم نیست همه این کارها را به تنهایی انجام دهید؛ مانند سایر جنبه‌ های کسب و کار شما، سیستم سازی و مستند سازی هم یک کار گروهی است.

بنابراین اگر می‌ خواهید این کار سریع و درست انجام دهید، به افراد برتر در سازمان خود نیاز دارید. به این ترتیب، شما می‌توانید مستند سازی سیستم‌ های خود را به کمک آن‌ ها انجام دهید.

کلام آخر +سیستم سازی کسب و کار

همان طور که در این مقاله به آن اشاره کردیم، سیستم سازی کسب و کار یک روش بسیار عالی برای ساده و خودکار کردن کارهاست که می‌ تواند کسب و کار شما را به شدت رشد دهد. به همین خاطر شما می‌ توانید کسب و کار خود را سازماندهی کنید، اولویت‌ ها برای سیستم سازی را مستند کنید تا به راحتی در اختیار دیگران قرار بگیرد. حال با این توضیحات،

به نظر شما چه راه‌ های دیگری برای سیستم سازی وجود دارد؟

آیا دوست دارید کسب و کار خود را سیستم سازی کنید؟

اگر هنوز هم در این مورد چالش دارید می‌ توانید با کلیک در این قسمت از یک جلسه رایگان کوچینگ استفاده کنید.

منبع: تیم کوچینگ ماهان تیموری

بیشتر بخوانید
چرا باید کوچ شخصی داشته باشیم؟

دیدگاهتان را بنویسید